Berkaitan Evaluasi

Evaluasi. Adalah sebuah proses yang biasanya diadakan pada akhir acara yang berfungsi untuk mengetahui segala kekurangan dan kelebihan dari awal proses terjadinya acara sampai selesainya acara. Lalu, sebaiknya kapan evaluasi itu dilaksanakan?

Sekali lagi, jawaban saya ini merupakan pengalaman pribadi saya. Kalau ada benarnya ya monggo diterapkan dalam organisasi Anda.

Evaluasi pada dasarnya sebaiknya dilaksanakan segera setelah acara selesai. Lebih baik lagi bila begitu acara dibubarkan, semua peserta sudah pergi, tempat sudah rapi kembali, maka evaluasi segera dilakukan. Tujuannya adalah agar segala yang terjadi, baik kegiatan sebelum acara sampai kegiatan ketika acara tersebut berlangsung bisa disampaikan dengan baik ketika evaluasi. Sehingga segala yang keluar dari mulut panitia pelaksana saat itu adalah sesuatu yang fresh. Sesuatu yang fresh ini lebih banyak merupakan apa yang terjadi saat itu ketimbang ketika melakukan evaluasi seminggu setelah acara, maka yang banyak keluar sudah tidak fresh lagi dan sudah banyak sensor sana-sini.

Tapi, ada tapinya, evaluasi langsung sesaat setelah acara selesai mengandung kelemahan juga. Kelemahannya ada pada emosi panitia. Ketika acara selesai, biasanya panitia sudah capek. Bila panitia capek, maka otak pun juga pasti sudah tidak sinkron lagi. akhirnya, yang disampaikan pada evaluasi tidak bisa menyeluruh dan hanya sekedar evaluasi-evaluasinan. Lebih berbahaya lagi terkait emosi adalah ketika ada suatu kesalahan yang timbul dalam kepanitiaan yang diakibatkan oleh seorang panitia yang membuat panitia lainnya menjadi marah dan berujung pada dendam. Hal seperti ini bahaya bila seandainya kemudian pada rapat evaluasi langsung disampaikan hal-hal kesalahpahaman tersebut dan berujung pada kedua belah pihak tidak mau menerimanya. Maka ujung-ujungnya berkelahi dan tidak mau terlibat dalam kepanitiaan lagi. Maka pemimpin panitia harus pandai-pandai dalam melihat dan mengatur hal seperti ini. Jangan sampai kepanitiaan tersebut hanya merupakan 'keluarga' ketika acara saja tapi jadi musuh setelah acara selesai. Jika kondisi seperti ini, sebaiknya evaluasi dilaksanakan setelah kira-kira emosi dari panitia teredam dulu, lebih kurang satu minggu setelah kegiatan selesai.

Kemudian berkaitan dengan sistem evaluasi. Evaluasi agar menyeluruh, dilaksanakan per seksi. Jadi misalkan ada seksi konsumsi, transportasi, dokumentasi, publikasi, dll. Maka, seksi konsumsi dikritisi terlebih dahulu. Sehingga segala kritikan dan evaluasi tersebut masuk dulu, baru kemudian seksi konsumsi menyampaikan segala sesuatu yg perlu disampaikan dan menanggapi segala kritikan. Sehingga evaluasi tidak terkesan terputus. Kebanyakan yang terjadi adalah, misal, evaluasi kepada sie konsumsi. Satu orang menyampaikan evaluasi, lalu sie konsumsi menanggapi. Lalu ada lagi yang menyampaikan evaluasi, sie konsumsi menanggapi lagi. Maka, evaluasi akan berlangsung sangat lama, membosankan, dan akhirnya hanya akan menjadi ajang salah-salahan dan ajang debat kusir. Ingat, evaluasi itu bukan ajang debat kusir apalagi saling menyalahkan. Evaluasi itu diadakan agar acara serupa berikutnya bisa berlangsung lebih baik lagi. Lebih baik meminta klarifikasi mengenai kesalahan salah satu seksi daripada harus menyalahkan.

Akhirnya, proses evaluasi, sekali lagi, berfungsi untuk perbaikan di kemudian hari bagi acara serupa agar kejadian buruk tidak terulang kembali. Jangan sampai debat kusir, ajang saling menyalahkan, bahkan saling hajar terjadi di evaluasi. Semuanya harus satu visi : demi kebaikan masa yang akan datang. Akhir kata, selamat berdinamika. Jangan lupa melakukan evaluasi, syukur-syukur juga berefleksi, setelah acara selesai. Berlatihlah dewasa dalam organisasi.